浅谈怎样做好项目部办公室工作
发布日期：2015-12-18
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摘要：项目部办公室作为综合办事机构，起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障作用。积极做好办公室工作是新形势下项目部党、政和思想政治工作对办公室提出的新要求。做好项目部办公室工作，不但可以提高办公管理的科学化、现代化和规范化水平，促进办公室人员提高素质、更新知识、增强能力，提高办文的主动性，办事的前瞻性，而且可以促进项目部的全面建设。
关键词：项目部 综合办公室 工作作风
项目部办公室作为综合办事机构，起着承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障作用。积极做好办公室工作是新形势下项目部党、政和思想政治工作对办公室提出的新要求。怎样做好项目部办公室工作，提高办公管理的科学化、现代化和规范化水平，促进办公室人员提高素质、更新知识、增强能力，提高办文的主动性，办事的前瞻性，从而促进项目部的全面建设，笔者认为应从以下六个方面入手。
一、立足全局，当好参谋。
这是对办公室工作最基本的要求，办公室人员要努力提高为领导当好参谋的水平，要由被动应付向适应新情况、多做主动性的工作转变。要站在全局的高度看问题、想事情，要有整体观念，着眼于整体工作和实效。必须随时与项目部的总体工作部署保持一致，紧紧围绕工作中心，及时了解领导关注的难点、热点、重点问题。为领导提供详细可靠的资料，积极配合，主动参与，为领导决策当好参谋助手。项目部各种来文很多，建设单位、监理部、地方政府、项目部、集团公司、公司各种文件、电文等，办公室人员首先要进行筛选，认真阅读，把握重点，把一些带政策性和需要各部门、施工单位落实的内容，及时向项目部领导提出落实意见，呈送给领导批示，然后发文执行。办公室人员要努力做到报送信息有质量，提建议有价值，拟文稿有创意。要围绕项目部关心的重大问题抓好调查研究，为领导决策提供真实情况和可靠依据。为领导提供指导性、针对性、可操作性强的工作预案，使办公室真正成为项目领导的参谋部、智囊团。同时要抓好工作部署和贯彻落实。提升执行力和落实力是新时期对项目办公室提出的新要求，党的各项方针政策和上级的各项工作任务都是通过各级领导干部向群众贯彻落实的，办公室人员要牢固树立协助领导抓落实的意识，不断加大督查力度，改进督查工作方法，建立有效的督查运行机制。
二、优质服务，综合协调。
在工作中，总会遇到各种各样的问题，问题处理得好坏，协调很重要。对于复杂问题、重大问题，办公室要主动协助领导担当起协调的任务和责任。要在职能范围内，协调部门之间由于职能交叉产生的工作矛盾，减少扯皮推诿现象。使多数人的力量汇成一股合力，把单独的行动汇成群体的行动，共同完成任务。办公室作为综合协调部门，担负着项目部党政事务和处理上下左右关系等职能，每天的工作都是新的，工作繁杂、琐碎，很多工作不可预测，也难以量化。但是我们必须践行“服务好领导、服务好部门、服务好员工”的工作理念，始终保持高昂的工作激情，更高的工作效率，更优秀的服务质量，更顺畅的运转机制。在迎来送往中，按照领导的要求，本着“少花钱、多办事、办成事”的原则，做到“笑迎四方客、情系千万人”，要文明待人，礼貌服务、周到谦逊，使来办事的同志有“宾至如归”之感。
三、健全制度，科学管理。
俗话说：“没有规矩不成方圆”。对于办公室来说，没有规矩，工作就无法开展。办公室的任务主要是，文稿起草，督促检查，机要保密，会务接待，车辆管理，企业文化建设等。办公室人员应在日常工作中认真积累实践经验，不断规范办文办事的内容和程序，要围绕职能建设制定符合实际，操作性强的实施办法和行之有效的保证措施，不断完善日常管理的规章制度。实践证明，健全工作制度，坚持按规矩办事，是办公室工作高效运转的可靠保证。只要做到制度完善，责任明确，程序合理，才能从制度上防止“错、漏、差、慢”等现象的发生。因此，办公室工作每办理一份文件，安排一次会议，受理一个问题，协调一件事情，都有可能遇到意想不到的问题。对于随时可能遇到的突发情况，既要按照制度处理，也不能搞教条主义，简单地恪守成规。而要善于开动脑筋，随机应变，把按制度办事与见机行事结合起来，使办公室工作既井然有序，又充满活力；既高效运转，又忙而不乱。
四、明确责任，发挥合力。
办公室是联络各部门的纽带，也是上传下达、下情上传的“中转站”，做好办公室工作，充分发挥每一个工作人员的主观能动性，充分调动他们的工作积极性，不为名，不为利，踏实工作，不求表扬，全身心地投入到各项工作中去，不断提高服务质量和工作水平，努力达到领导、机关和基层的满意。按照“服务现场创一流，从严要求树形象”的要求努力做好办公室工作。因此，在部门内部，首要的是明确阶段性目标，对重点工作进行合理分工，做到事情细分到人，责任落实到人，提高办文、办事、办会等各项服务工作的速度和质量。工作不厌其烦，井然有序，不错办、不漏办、不误办。分清轻重缓急，把各项工作做好。力争做到“三个不让”：不让上级交办的工作和正在办理的文电在我这里延误，不让来办公室办事的同志在我这里受到冷落，不让企业的形象在我这里受到损害。
五、创新机制，超越自我。
创新是做好各项工作永恒的动力。做好办公室工作要努力实现工作思路的五个转变，一是工作重点要从完成具体事务向善于抓大事、谋全局、当高参转变；二是工作目标从满足于做好当前工作向善于主动服务、超前谋划转变；三是工作方式从被动应付向自觉思考、创造性开展工作转变；四是服务对象从注重为领导和机关内部服务向外向型服务、全方位服务转变，强化公共服务职能；五是工作力量从主要依靠内部人员向协调各方力量，协同作战转变。因此，办公室服务职能的实现，必须依靠良好的工作机制。办公室人员要有新观念，变被动为主动，避免工作思路不明晰，工作安排无条理，工作成效不明显，上下左右不满意的局面。要做到提前预测，主动出击。要不断拓展工作内容，在“深化服务职能，创新工作机制，打造团队精神”三个方面开展卓有成效的工作。
六、加强学习，提高效率。
新的形势给办公室工作人员提出了新的要求，办公室人员应具备给领导能谋、站起来能说、坐下能写、出去能干的综合素质。办公室担负着为领导辅助决策的任务，日常不注意加强学习和不断更新知识，就无法胜任工作。为此，一要提高办公室人员的政策理论素质，确保在工作严格按照政策办事。办公室人员要把学习摆在一个很重要的位置上。日常要注重政治、经济理论学习，还要研究政策法规，学习有关业务知识以及熟练掌握办公自动化。成功代表过去，能力代表今天，学习力代表将来。这就需要利用各种机会不断充实、更新知识，学无止境，终身学习，这是办公室人员必备的素质。要把勤学、勤政两者统一起来，以高度的事业心和责任心深入施工现场，搞好调查研究，倾听员工真实呼声，为提高办事效率提供思路，努力在平凡的岗位上出成绩，出亮点，为项目部和公司乃至集团公司“超常规，争第一”，实现跨越式发展展示良好的窗口形象。
（作者单位：中铁十六局集团贵阳轨道交通2号线一期土建15标项目部 陈世雄/文）
参考文献：
[1]范春科.如何做好项目部综合办公室工作[J].科技信息.2010.11
[2]陈莹莹.施工企业项目办公室工作探讨[J].中外企业家.2014.5